N.B. op diverse plaatsen doe ik letterlijke tekstvoorstellen, soms alleen maar over details; zulke voorstellen kunnen wat mij betreft al worden verwerkt voor de vergadering als ze niet controversieel worden bevonden; dat bespaart aan tijd die zal zijn gemoeid met het behandelen van mijn reacties. 1 - vaststelling agenda Ik mis de namen die met de puntjes worden bedoeld in agendapunt 6. Mondelinge behandeling van agendapunt 10 lijkt me niet juist. Aanvankelijk heeft het bestuur een besluit genomen een sponsorovereenkomst aan te gaan, wat zoals al eerder besproken in strijd was het het hr. Intussen is het kledingbesluit door de av goedgekeurd, maar nog altijd mis ik de tekst van de sponsorovereenkomst, en weet ik derhalve niet welke afspraken er gelden ten aanzien van de sponsorovereenkomst. Graag zou ik daarom de tekst van de sponsorovereekomst ontvangen om me een goed beeld te kunnen vormen van de bestaande afspraken. Daarna is wat mij betreft een mogelijke voortzetting aan de orde. Ik zou het waarderen als er een uiteenzetting komt omtrent de organisatie van de Boule d'Orange; ik weet dat er een werkgroep is die daarover gaat, maar ik zou graag weten welke de plannen zijn na het wegvallen van Paul Koogje. Dechargeverlening dent als apart punt op de agenda voor te komen; zie bijvoorbeeld https://thelawfactor.nl/het-verlenen-van-decharge-aan-het-bestuur/ ------------------------------------------------------------------------------- 3a-Notulan 23 mei 2024 p. 2, bij punt 4: 'Niek Tholen zijn' --> 'Niek Tholens' (gaat om een taalfout). p. 3, bij V/A 2: ik mis de uitkomst van de discussie. p. 4, bovenaan: begin met 'Niek Tholen wijst erop dat er in een vorige editie van de NPC ok al eens 4 team waren.' p. 6, bij punt 8, r. 5: 'in de notulen' --> 'in de statuten' p. 9, bij punt 14, r. 4: 'hun eigen beker te laten aanschaffen' --> 'een eigen beker te gebruiken' ------------------------------------------------------------------------------- 3b-Notulen 11 juni 2024 p. 2, bij ingekomen stukken, r. 2: 'stuk, alhoewel deze' --> 'stuk; alhoewel dit' p. 2, bij punt 3, ad Blz. 8: ik weet niet wat hier bedoeld wordt, maar de tekst over de indexering zoals die in de akte staat lijkt mij correct. p. 3, bij punt 4: er is sprake van sponsorkleding, van gesponsorde wedstrijdkleding en van clubkleding, hetgee nogal verwarrend overkomt; ter vergadering is besloten dat de wedstrijdkleding en de sposorkleding nu ook clubkleding zijn en deze gedragen moeten worden in bepaalde competities; welke dat precies zijn heb ik niet helder; waar kan ik dat vinden? Is het misschien zo dat voor alle competities van de NJBB waarvoor de vereniging leden inschrijft en waarin die leden als equipe of team de vereniging vertegenwoordigen de sponsorkleding verplicht moet worden gedragen (dus niet bijvoorbeeld bij het NK doubletten, omdat equipes daarbij van meer dan een vereniging afkomstig kunnen zijn)? Ter vergadering heb ik aangegeven dat het feit dat ik tot dan toe niet in de gesponsorde wedstrijdkleding speelde geen overtreding vormde van het hr, daar de bedoelde kleding nog niet door de av tot clubkleding was bestempeld; in beginsel waren volgens mij alle leden die in de (inmiddels voormalige) clubkleding speelden in overtreding. Ik mis deze gehele discussie in de notulen. Voorts heb ik mijn argumentatie waarom ik het niet eens was met het besluit de gesponsorde wedstrijdkleding als clubkleding in te voeren aan het bestuur gezonden, en die zie ik niet terug. Daarom die tekst nog eens, in deze reactie: --- [begin citaat] Verder is het niet tot een discussie gekomen op 11 juni over de clubkleding. Ik denk dat het nuttig is alsnog mijn argumentatie mee te geven waarom ik het besluit om deze clubkleding vast te stellen niet verstandig was (los van de gevolgde procedure). Misschien kan die worden toegevoegd aan de notulen van 11 juni? Mijn argumentatie was al doorgegeven aan Trudy en Joke, en ik haal haar uit een e-mailbericht van 26 juni. [Betreft: het besluit tot het vaststellen van de clubkleding van sponsor Groenewegen.] Wat heb tegen de uitkomst van de discussie over de clubkleding? Welnu, ik zie dat er weer een nieuwe kledinglijn is geintroduceerd; die zou zeker mijn vierde set kleding vormen, en het is niet zo dat de kleding versleten is, al weet ik dat mijn zwarte polo niet helemaal zwart meer is. Ofwel, er wordt wat nieuws geintroduceerd voor iets wat niet aan vervanging toe was. Voorts twijfel ik aan de levensduur van de relatie met de sponsor - we hebben in het geval van de Gebroeders Mensert kunnen zien hoe snel de situatie kan veranderen; als dat gebeurt moet er weer iets nieuws komen. Verder betwijfel ik of de kleding nog na te leveren is voor nieuwe leden in de komende paar jaren. Dan nog is er sponsorgeld gebruikt voor iets dat we niet nodig hebben, en ik heb een hekel aan het afdanken van nog bruikbare spullen. Wat ik het vervelendst vind is dat doordat het sponsorbedrag te veel is uitgesmeerd (om meer MIDI-leden in de nieuwe kleding te kunnen laten spelen) wij als MIDI-leden zouden moeten bijbetalen, en dan nog wel om met reclame te mogen lopen. Mijn eerste kleding was ook sponsorkleding, maar kostte ons niets! En zelfs toen zijn enkele leden vanwege de sponsorkleding uitgeweken naar een andere vereniging (die zijn jaren later wel teruggekeerd bij MIDI). Daarom heb ik de TC laten weten op deze condities niet namens MIDI aan competities deel te willen nemen. Ik heb nog niet bepaald of ik mijn hoofdlidmaatschap naar PC Doetinchem wil laten overzetten; als ik dat doe zal ik een extra lidmaatschap bij MIDI hebben, en dat betekent dat ik wel lid blijf. --- [einde citaat] ------------------------------------------------------------------------------- 4 - Jaarverslag 1.2 - de formulering van de tweede zin is nogal odorzichtig; misschien kan die zo luiden? --- [vbegin oorgestelde tekst] Daarnaast was deze vergadering bijeengeroepen om de nieuwe statuten vast te stelen; vanwege de te geringe opkomst is ee tweede vergadering gehouden om de statuten vast te stellen. Op 11 juni werd het voorstel tot statutenwijziging goedgekeurd. --- [einde voorgestelde tekst] 1.3: is er in maart 2024 werkelijk vergaderd over de algemene vergadering(en) in 2025? 2.2 - de Boule d'Orange is geen ranglijsttoernooi; de term ranglijsttoernooi loopt overigens vooruit op de NJBB-besluitvorming. 2.2 - Moussa Agzoul dus. 2.3, p. 8: zoals al eerder gezegd heeft MIDI al eerder een vierde NPC-team gehad. Op het moment van schrijven van het jaarverslag was het al duidelijk dat MIDI 4 in de zesde divisie gebleven is. 2.3, p. 10: in r. 2 staat dat alle MIDI-doubletten zich in hun klasse hebben gehandhaafd, en even verderop staat dat MIDI 3 gedregradeerd is; dat kan niet correct zijn. 2.4, 2e alinea: 'haar vergaderingen' --> 'zijn vergaderingen' 2.6, iets bove het midden: 'al nieuw' --> 'als nieuw' 2.8, 3e alinea: 'zo'n een redelijk' --> 'een redelijk' 2.8 is het wel slim om feesten in de accommodatie te vermelden, gezien het risico van 'paracommercialisme te worden beschuldigd? Er is een koppeling met petanque, dat maakt dat zich geen echte problemen mee kunnen voordoen. 2.10, 2e alinea: zijn er cijfers over de vergrijzing? Bij de ontwikkeling van het ledental stond er niets over. Misschien is het echte probleem dat het te lang duurt voordat nieuwe leden kunnen worden ingeschakeld voor de werkzaamheden. 2.10, laatste alinea: het is niet de barcommissie die de barprokzen vaststelt, maar het bestuur; wellicht kwam er wel een voorstel voor prijsverhoging uit de barcommissie. 3.2, 2e alinea: 'het onderzoeken naar' --> 'onderzoek naar' 3.2, 3e aliea: 'wordt niet gezien als korte termijn oplossing' --> 'deze wordt niet gezienn als kortetermijnoplossing' 3.2, laatste regel: schrijf 'moet verminderen' (of 'zal verminderen') 4.2, p. 16, 2e alinea: 'Agzoul' N.B. de winnaars worden in het jaarverslag twee keer genoemd. 4.4: 'Hans' --> 'Hans'' 6.4: betreurenswaardig dat op de website van de NJBB niets te vinden is geweest over het overlijden van Paul Koogje. 7: 'tenslotte' --> 'ten slotte' 7: ik neem aan dat het jaarverslag al voor 15 april is samengesteld... ------------------------------------------------------------------------------- 5. Financien De dagtekening van 11-02-2024 zal op een misverstand berusten... I 'begrootte' --> 'begrote' Blad 3: de boekwaarde is als ik het goed begrijp opgebouwd uit aanschaffingen in eerdere jaren; dat houdt volgens mij in dat de boekwaarde in de praktijk lager is als gevolg van inflatie sinds de aanschaffingen. Hoe groot is dit (valuta)risico en hoe gaat het bestuur daarmee om? Blad 4: het is niet realistisch te veronderstellen dat alle munten die in omloop zijn ooit bij de vereniging terugkomen. Blad 6: 'NJJB' --> 'NJBB' 'sponsering' --> 'sponsoring' (2x) Blad 8: mij dunkt dat de balans in de stukken zelf, en niet in een bijlage moet worden vermeld. Wat in Blad 3 is vermeld en de inhoud van Blad 7 dienen als toelichting op de balans van Blad 8. Hetzelfde is het geval bij de resultatenrekening. Ik ben bang dat behandeling wat chaotisch dreigt te worden, omdat de te behandelen stukken niet in de volgorde zijn opgenomen waarin zij op de agenda voorkomen. N.B. zoals bij punt 1 vermeld dient het verlenen van decharge een apart beslispunt te zijn. ------------------------------------------------------------------------------- 7. begroting De baromzet lijkt me heel voorzichtig begroot; de brutowinst voor 2025 lijkt me 30.100 euro. ------------------------------------------------------------------------------- 8. huishoudelijk reglement Algemeen: daar is veel werk van gemaakt, en ik denk dat dat een verbetering oplevert; hulde. Ik houd zelf niet zo van hij/zij of hem/haar - je vergist je gauw, maar in de statuten gebeurt dat ook. In art. 12 is alleen sprake van 'hij'. art. 4.1: 'clubgebouw. Mits daartoe uitgenodigd door of vanwege het best' --> 'clubgebouw, mits daartoe uitgenodigd door of vanwege het bestuur' art. 4.2: er is iets misgegaan bij de tweede volzin, en ik weet niet hoe die had moeten luiden. art. 4.2: is het het overwegen waard om voor sponsoren volgens b. ook een overeenkomst af te sluiten? Daarin kunnen de te verrichten diensten worden gespecificeerd en gereduceerde tarieven of de korting op de reguliere tarieven worden vastgelegd. art. 5.2 eerst moet het bestuur beslissen over toelating als lid, en daarbij is het tevens van belang dat nagegaan wordt of betrokkene geen schorsing door de NJBB heeft opgelegd gekregen (zie 5.5). Ik zou dan ook 5.2 opschuiven, wat mij betreft tot na 5.5. Hernummering is dan aan de orde. art. 5.3: 'door de secretaris' weghalen. art. 5.3: als je gewoon vermeldt dat toelating een bestursbesluit is kan de secretaris hoe dan ook niet eigenmachtig het lidmaatschap weigeren; dan is die bepaling onnodig. art. 5.4: nooit geweten dat ik een lidmaatschapsnummer zou hebben, en dat is mij destijds zeker niet verteld. Waar is het voor? art. 5.4: nieuwe leden zullen normaliter niet meteen een vrijwilligersfunctie uitoefenen. art. 5.4: ik zou graag toegevoegd willen zien dat het nieuwe lid de beschikkig krijgt over de statuten en het hr. N.B. ook mijn andere vereniging is met het hr in de weer. Ik heb het concept doorgenomen, en daar het een en ander aan verbeteringen voor voorgesteld. Met inbegrip van het wijzigingsbeheer stel ik daar voor de volgende tekst te gebruikenn: --- [begin citaat] Lidmaatschap Artikel 2. Degene die als lid tot de vereniging wenst toe te treden, maakt dit kenbaar aan het bestuur van de vereniging middels een daartoe bestemd formulier. Op dat formulier is onder meer de jaarlijks verschuldigde contributie vermeld, inclusief de bondsbijdrage. Het bestuur beslist binnen vier weken of degene die zich aanmeldt als lid wordt toegelaten; indien die termijn is overschreden is het lidmaatschap onherroepelijk. Het bestuur verstrekt het lid de statuten en het huishoudelijk reglement. Leden betalen in het eerste jaar van hun lidmaatschap een aangepast bedrag dat is gebaseerd op het aantal resterende maanden tot het einde van het betreffende boekjaar; dit bedrag is inclusief de bondsbijdrage. De vereniging ziet erop toe dat ieder lid over een licentie beschikt; in het geval van een lid met een buitenlandse licentie vraagt de vereniging een bewijs van speelgerechtigdheid aan. De kosten hiervoor zijn opgenomen in de contributie van de vereniging. --- [einde citaat] Ik heb bewust gegschreven dat men zich aanmeldt bij het bestuur. Of deze tekst zal worden aangenomen kan ik nog niet zeggen, maar ik wijs er even op dat ik het aangeven van de contributie aan degene die zich aanmeldt voor het lidmaatschap een nuttige toevoeging acht. Voorts dient bij een oerschrijving van een lid van een andere vereniging met die vereniging contact te worden opgenomen (staat niet in bovenstaande tekst - niet aan gedacht) om de overgang soepel te laten verlopen (uitstaande schulden of andere problemen in de vorige vereniging), en moet duidelijk worden hoe het met de licentie zit (moet het hoofdlidmaatschap worden overgezet op MIDI, bijvoorbeeld), en dan hebben we nog de mogelijkheid van nieuwe leden die al een buitenlandse licentie hebben. Wat de bondsbijdrage betreft: MIDI vermeldt en verrekent die kennelijk graag apart van de kale contributie, dit in tegenstelling tot mijn andere vereniging. Verder even kijken naar de hoogte van de contributie voor nieuwe leden die tijdens een verenigingjaar toetreden. Graag even nadenken over de procedure. art. 6.3: dat houdt tevens in dat als je besloten wilt vergaderen als bestuur je dat kenbaar moet maken! art. 7: 'zal een vorstel daartoe [...] worden voorgelegd' --> 'legt het een voorstel daartoe [...] voor' Het is trouwens aan te bevelen het contributiebedrag voordat de rekenning wordt gepresenteerd al aan de leden te vermelden.Eigenlijk is het 'een Algemene Vergadering', en meestal zal het om de jaarvergadering gaan. art. 8.1: het lijkt mij beter het gehele takenpakket te beschouwen en te (her)verdelen, niet alleen de taken die nog niet bestreken worden. Breid je het bestuur uit met een bestuurslid, dan zou het nieuwe bestuurslid geen taken kunen krijgen, daar alle taken al geacht worden te zijn verdeeld. Het bestuur dient ervoor te zorgen dat het het gehele takenpakket bestrijkt. Dat staat ook in de statuten in art. 11.1 (alle taken dus). art. 8.5: het is dus mogelijk dat de penningmeester opstapt na een positief advies van de kascommissie, maar als de av nadere toelichting wenst is hij er misschien niet bij; bovendien stap de penningmeester dan op voordat het bestuur gedecahergeerd is, en dat houdt in dat hij mede kan worden aangesproken op het gevoerde beleid; levert dat geen juridische problemen op? art. 8.5/6: beter de overgang tussen de leden op steeds dezelfde mnier vorm te geven. art. 8.7: dit rooster is niet bestand tegen het ontbreken van een 2e peningmeester; ik zou het in het midden laten of er een 2e penningmeester (of 2e secretaris) is of erbij zetten 'als die is benoemd' of iets dergelijks. Een ander probleem is dat de taken tussentijds kunnen veranderen (een gewoon besturslid wordt alsnog secretaris bijvoorbeeld); dat kan de balans verstoren. art. 8.8: twaalf keer per jaar haal je niet (in 2024 waren het er elf); misschien een minimum van tien stellen? art. 8.9: het kan zo, maar dit biedt geen oplossing als er haast is; alternatieven: de voorzitter beslist (dat is in het gemeentebestuur ook zo), of een voorstel is verworpen als de stemmen staken. art. 9.3 onder e.: ik kan mij voorstellen dat de continuiteitscommissie zichzelf aanvult als de hele organisatie van de vereniging op haar gat ligt, maar fraai is het niet. Verder 'benoemd' --> 'benoemt'. art. 9.3 onder h.: 'als van het' --> 'als het' of 'als die van het' art. 9.4 oder f.: 'over de verantwoording' --> 'ter verantwoording' art. 14.3: het gaat hier om proceskosten en dergelijke? Het is wel degelijk de bedoeling dat tuchtrechelijke boeten op in het tuchtrecht beboete leden of die leden wordt verhaald. ------------------------------------------------------------------------------- 9. taakomschrijvingen p. 2, inhoudsopgave Uit de opsomming op p. 2 blijkt dat het hier alleen gaat om bestuurscommissies. Graag goed spellen, dus 'activiteitencommissie', 'barcommissie', 'lief-en-leedcommissie', 'marketingcommissie', 'Midi-onderhoudsploeg', communicatiecommissie' en 'wedstrijdcommissie', eventueel beginnen met een (1) hoofdletter. Overigens schrijven de statuten M.I.D.I. met puntjes; je zou 'MIDI' of 'Midi' nog in het hr kunnen definieren. In de tekst voor de lief-en-leedcommissiekomt een 'contactcommissie' voor; is dat dezelfde commissie? Misschien is het wel handiger alleen van een 'contactcommissie te spreken. p. 3, 1, Algemeen: 'ondersteuning aan het bestuur' N.B. moet er iets worden vastgeslegd over vrijwilligersvergoedingen (voor technisch kader)? En staat er iets over onkostenvergoedingen voor vrijwilligers? p. 3, 1.1: in het hr wordt in alle gevallen verwezen naar het verenigingsjaar, en dat zou ik hier ook doen. p. 3, 1.3: het benoemen van een voorzitter is in het hr optioneel; wellicht is het beter die in alle gevallen te doen aanwijzen. p. 3, 1.6: is dat niet de taak van de voorzitter? En, zo niet, dan moet je de grnezen tussen de taak van de voorzitter en de contactpersoon scheiden. Maar volgens het hr heeft het bestuur ook al een vertegenwoordiger/contactpersoon voor de commissie; als die in de commissie zit (wat kan, maar niet hoeft) is die dan de aangewezen contactpersoon vanuit de commissie, of wil je juist iemand anders aan laten wijzen (er staat in het hr dat de bestuursvertegenwoordiger bij voorkeur geen voorztter van de commissie is)? p. 3, 1.10: veelal worden tijdelijke commissie werkgroepen genoemd; zulke werkgroepen hebben een bepaalde opdracht, die in omvang en tijdsduur is ingeperkt. p. 4, 2.1: 'verenigingsbrede' p. 4, 2.2: 'op zulke tijdstippen' p. 5, 3. Algemeen: 'MIDI-leden' (verder zie hierboven voor de afkorting 'MIDI'). N.B. is het aan de barcommissie om apparatuur aan te schaffen? Ik denk dat het bestuur dat moet beslissen. De nummering van de leden is in de war geraakt. p. 5, 3.6: in de praktijk gaat het op woensdagavond niet zo: daar speelt de barmedewerker meestal mee. p. 6, tabel: wat is Cp? Merk op dat de inhoud van de tabel zeer specifiek is, en dat daardoor deze instructies bij elke personele verandering in de barcmmissie aangepast moet worden. N.B. de * aan het eind lijkt te verwijzen naar een ontbrekende voetnoot. p. 6, tabel: misschien beter om het over districtscompetites en -kampioenschappen en nationale kampioenschappen te hebben; de WDC heet WCD, en DK (districtskampioenschap(pen) ontbreken. p. 7, 4.6: '"je vrienden van MIDI" EN het bestuur' --> "je vrienden van MIDI" en het bestuur' p. 8, 5. Algemeen: gezien de taakomschrijving is het niet de taak van de marketingcommissie om leden te werven; indien wel, dan moeten kennismakingscursussen misschien ook beheerd worden door de marketingcommissie. p. 8, 5.1: 'email' --> 'e-mail' p. 8, 5.1: 'af te kunnen sluiten' --> 'af te sluiten' N.B. ik ga ervan uit dat het resultaat van het werk een voorstel aan het bestuur is tot het sluiten van overeenkomsten, en dat het bestuur de beslissingen neemt. p. 8, 5.4: 'worden gedaan' --> 'worden gedaan)' p. 8, 5.9: ik denk aan een verhuurcommissie voor dit werk; zolang daar geen commissie voor is kan dat werk eventueel bij de marketingcommissie, maar het is een heel andere tak van sport; in het verleden hadden we als vereniging een 'verhuurder'. p. 9, 6.4: 'het schoon maken / houden' --> 'het schoonmaken/-houden' p. 9. 6. Slot: valt de MOP onder de beheerder? Is die dan automatisch voorzitter van de MOP? p. 10, 7.2: 'binnen- en buiten speelbanen' --> 'binnen- en buitenterreinen' (het gaat om de spatie, dat 'speel' is overbodig, en MIDI beschikt normaliter niet over (afgebakende) banen in de zin van het spelreglement. p. 10, 7.8: het schoonmaken van de bar en de keuken is volgens 6.4 een taak van de barcommissie en volgens 8.8 van de MOP; kijk hier nog even goed naar. p. 11, 8. Algemeen: 'het beheer en inhoud' --> 'het beheer en de inhoud' N.B. waar is het redactiestatuut? p. 11, 8.3: een deel van de uitslagen en dergelijke wordt al bestreken door de nieuwsbrieven van de technische commissie. p. 12, 9.2: 'NPC deelnemers' --> 'NPC-deelnemers' p. 13, 9.3: de NPC is landelijk tot en met de derde divisie en regionaal vanaf de vierde divisie (we hebben het dan over de regels in het toernooireglement petanque (TRP) N.B. de NJBB schrijft petanque zonder accent aigue; verder probeer ik de NJBB zo ver te krijgen dat er 'petanquecompetitie', 'zomercompetitie', zaterdagmiddagcompetitie', 'wintercompetitie' en 'basisinstructeurs' wordt geschreven (spellingskwestie). p. 13, 9.6: 'regionaal niveau (3e klasse) en hoger' --> 'landelijk niveau (3e divisie en hoger)' N.B. andere eisen dan welke? Naar mijn idee is de zaak in MIDI 1 niet wezenlijk anders. p. 14, 9.8: 'minimum aantal' --> 'minimumaantal' p. 14, 9. Slot: wie is er verantoordelijk voor het toernooi-/wedstrijdaanbod en de inrichting (systeem, prijzenverdeling, ...)? p. 15, 10.1: 'toestemming, van' --> 'toestemming voor' ------------------------------------------------------------------------------- 10. sponsorkleding Zoals hierboven al vermeld zou ik graag de tekst van de sponsorovereenkomst bekendgemaakt zien aan de leden. Da weten we waar we het over hebben. ------------------------------------------------------------------------------- 11. Rondvraag Ik had iets bedacht voor de rondvraag, maar dat is me ontschoten; uiterlijk ter vergadering zal ik mijn vragen melden.