(laatst bijgewerkt op 10 augustus 2026)
Hieronder vindt u in de privacyverklaring een uitleg hoe MIDI omgaat met de privacy van de door u verstrekte informatie. Daarnaast vindt u ook het verwerkingsregister waarin uitgelegd wordt hoe persoonlijke informatie wordt bewaard en een autorisatiematrix waarin wordt uiteengezet wie er binnen de club toegang heeft tot welke persoonlijke informatie.
Privacyverklaring
(laatst bijgewerkt op 7 augustus 2026)
Inleiding
MIDI hecht aan uw privacy, en is met de invoering van De Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) gehouden u te informeren welke gegevens van u worden vastgelegd.
Ook is MIDI verplicht een protocol ten aanzien van het handhaven van uw privacy te hanteren. Daarin moet onder andere beschreven zijn hoe en waar MIDI uw gegevens vastlegt, verwerkt, beveiligt, en wanneer uw gegevens worden verwijderd.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de registratie en verwerking van alle gegevens die u ons verstrekt, hetzij als lid of donateur, dan wel als sponsor of anderszins betrokkene.
Voor privacyaspecten voor het bezoek van de website van MIDI is een specifieke privacyverklaring opgesteld. Deze is eveneens op papier verkrijgbaar, maar zal op de website steeds actueel zijn.
Lidmaatschap
Alle gegevens die u ons verstrekt bij het aangaan van het lidmaatschap of donateurschap worden vastgelegd in onze ledenadministratie, en waar het lidmaatschap betreft, in die van de overkoepelende sportbond, de NJBB.
MIDI publiceert alleen persoonsgegevens (anders dan uw naam) waarvoor toestemming is gegeven middels het toestemmingsformulier.
Bij het aangaan van het lidmaatschap (of donateurschap) wordt u expliciet om toestemming gevraagd voor het verwerken of publiceren van bepaalde persoonsgegevens.
Sponsorovereenkomst
Alle gegevens verstrekt door sponsoren van MIDI bij het aangaan van de sponsorovereenkomst worden vastgelegd in onze sponsoradministratie.
MIDI publiceert geen persoons- of bedrijfsgegevens (anders dan uw naam) zonder uw toestemming.
Door aan te geven dat contactgegevens in een advertentietekst moeten worden opgenomen, geeft u impliciet toestemming tot het publiceren van die gegevens.
Registraties
Persoonsgegevens
Van leden en donateurs worden de volgende persoonsgegevens vastgelegd in onze ledenadministratie:
- Naam:
- Achternaam incl. evt. toevoegsel
- Voornamen en voorletters
- Roepnaam
- Adres:
- straatnaam
- huisnummer, incl. evt. toevoeging
- postcode
- woonplaats
- Persoonsgebonden gegevens:
- geboortedatum
- geslacht
- nationaliteit
- Contactgegevens
- telefoonnummer (vaste aansluiting) en/of mobiel telefoonnummer
- nood telefoonnummer
- e-mailadres
- Gegevens m.b.t. het lidmaatschap:
- bedragscode contributie (jeugdlid, seniorlid, erelid, donateur).
- mogelijk lidmaatschap bij andere vereniging
- primair of extra lidmaatschap in geval van dubbel lidmaatschap
- licentienummer NJBB
- datum van ingang lidmaatschap
- * aantekening of u in het bezit bent van een gehandicaptenparkeerkaart
- * pasfoto
Deze gegevens (met uitzondering van de met een *) gemerkte gegevens worden tevens opgenomen in de ledenadministratie van de NJBB, (maar niet van donateurs).
Op uw (schriftelijk) verzoek kunt u inzicht krijgen over de bij MIDI van u vastgelegde gegevens.
Verwerkingenregister
Hoe uw gegevens bij MIDI worden verwerkt, en welke functionarissen daarvoor verantwoordelijk zijn, is vastgelegd in ons verwerkingenregister.
Uw gedetailleerde persoonsgegevens blijven door MIDI opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode 5 jaar na beëindiging van het lidmaatschap en in de financiële administratie voor de wettelijke periode van 7 jaar. Een uitzondering wordt gemaakt voor naam en e-mailadres, en periode van lidmaatschap welke na beëindiging van het lidmaatschap worden voor onbepaalde tijd bewaard met als doel om ex-leden te kunnen informeren over mogelijke reünies van de vereniging of andere mogelijke bijzondere gebeurtenissen.
Persoonsgegevens van externe deelnemers aan toernooien georganiseerd door MIDI worden verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): (a) Verwerken van inschrijfgelden, (b) Informeren over teamindelingen, (c) Versturen van nieuwsbrieven en competitie-uitslagen. Grondslag voor deze persoonsgegevens is: de inschrijving via OnTip, e-mail, https://midi-petanque.nl/, facebook en telefonisch. Voor de bovenstaande
doelstelling(en) kan MIDI de volgende persoonsgegevens van u vragen: (a) Voorletters, voornaam, tussenvoegsel, achternaam; (b)Telefoonnummer; (c) E-mailadres; (d) Licentienummer, (e) Vereniging. Uw persoonsgegevens worden door MIDI opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) gedurende de periode van het toernooi of de competitie en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Het volledige verwerkingenregister is nog in ontwikkeling. Dit zal op (schriftelijk) verzoek in te zien zijn nadat het voltooid is.
Contactgegevens
MIDI verstuurt nieuwsbrieven via e-mail om haar leden, en donateurs te informeren over de ontwikkelingen e.d. binnen de vereniging. Je kunt altijd de toestemming voor het versturen van e-mail intrekken door te antwoorden op de e-mail.
Bestuurs- en commissieleden van MIDI zijn gehouden bij het gebruik van uw e-mailadres, voor zover u daarvoor toestemming heeft gegeven, dat alleen te doen zonder dat anderen daar kennis van kunnen nemen. Daartoe zal uw e-mailadres bij berichten aan groepen van leden altijd onzichtbaar voor andere geadresseerden worden gebruikt (BCC). Dit voorbehoud geldt uiteraard niet voor berichten die alleen aan uzelf worden gestuurd.
Als u zelf een bericht per e-mail verstuurt aan (een vertegenwoordiger van) MIDI, geeft u impliciet toestemming aan MIDI om het door u gebruikte e-mailadres vast te leggen en berichten naar dat adres te verzenden.
Telefoonnummers
Bestuurs- en commissieleden van MIDI zijn gehouden uw telefoonnummer(s) te gebruiken, voor zover u daarvoor toestemming heeft gegeven, dat alleen te doen zonder dat anderen daar kennis van kunnen nemen.
Als u zelf telefonisch contact met (een vertegenwoordiger van) MIDI opneemt, geeft u impliciet toestemming aan MIDI om het door u gebruikte telefoonnummer (tenzij het is afgeschermd) vast te leggen en te gebruiken.
Communicatiemiddelen gebruikt door MIDI-vrijwilligers.
Voor het uitoefenen van bepaalde functies binnen MIDI kan de desbetreffende vrijwilliger gebruik maken van communicatiemiddelen waarop de vereniging geen invloed heeft. Onder communicatiemiddelen worden verstaan: e-mails, WhatsApp/Messenger, direct messages zoals via Facebook, telefoongesprekken, etc. De vrijwilligers dienen zich te houden aan de privacyregels zoals beschreven in dit privacybeleid.
Foto’s en video’s
Tijdens activiteiten kunnen foto’s en video’s worden gemaakt voor gebruik op onze website en sociale media. Wie niet herkenbaar in beeld wil komen, kan dit op elk moment schriftelijk (e-mail) aan het bestuur laten weten. Wij houden hier rekening mee en verwijderen op verzoek beeldmateriaal waarin iemand herkenbaar voorkomt.
Privacy-aspecten op de MIDI-website
Hoe het privacyreglement toegepast is op de inrichting en het gebruik van de MIDI-website, wordt in een apart document beschreven. Hierin worden o.a. het gebruik van cookies en links naar andere websites nader beschreven.
Uw rechten
U hebt te allen tijde de mogelijkheid om een beroep te doen op uw privacy rechten. U kunt hiertoe een verzoek indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming. Deze zal het bestuur informeren over het verzoek. Het bestuur van MIDI is verplicht om binnen vier weken te reageren op elk verzoek.
Gebruik van persoonsgegevens door derden
MIDI laat zelf geen gebruik van persoonsgegevens door derden toe voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden.
Beveiliging van uw gegevens
Wij doen alles wat mogelijk is om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen verlies, beschadiging of ongeautoriseerde toegang. Wij hebben persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligde software, waarbij de beveiligingssoftware en het besturingssysteem automatisch worden voorzien van updates. Wij hebben opgeslagen persoonsgegevens beveiligd met een back up. Wij hebben persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een wachtwoord.
Indien u daarvoor een gegronde reden heeft, geven wij u hier graag inzage in de organisatorische en technische maatregelen die wij hebben genomen. Enige terughoudendheid hierin is echter een van de genomen organisatorische maatregelen. Wij hopen op uw begrip te kunnen rekenen.
Overige
Deze privacyverklaring zal van tijd tot tijd worden herzien of uitgebreid.
Onze contactgegevens
Voor vragen en opmerkingen kunt u altijd contact met ons opnemen.
Algemene contactgegevens
MIDI
e-mail (algemeen): Info@MIDI-Petanque.nl
Functionaris gegevensbescherming
Cornie Huizenga
e-mail:Gegevensbescherming@MIDI-Petanque.nl
Klachten
Meent u dat wij uw persoonsgegevens niet goed verwerken of hebben verwerkt? Dan staat het u vrij hierover een klacht in te dienen. Dit kan bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens gaat u naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap/.
Documentinformatie
Versie 1.2: voor het laatst bijgewerkt op 7 augustus 2026.
Copyright © 2026 MIDI, alle rechten voorbehouden.
Verwerkingsregister
Binnen MIDI gebruiken we persoonsgegevens van leden, zoals namen, adressen, telefoonnummers en e‑mailadressen. Deze gegevens hebben we nodig om de club goed te laten functioneren: om de ledenadministratie bij te houden, contributie te innen, teams en toernooien te organiseren en om contact te houden over activiteiten. De wet verplicht ons om zorgvuldig met deze gegevens om te gaan. Daarom houden we een zogenoemd verwerkingsregister bij.
……………….
Document informatie
Versie 1.0: voor het laatst bijgewerkt op 7 augustus 2026.
Copyright © 2026 MIDI, alle rechten voorbehouden.
Een autorisatiematrix is een overzichtstabel waarin staat wie binnen de vereniging wat mag doen in de systemen, documenten en processen van MIDI. Het is een hulpmiddel om duidelijk te maken welke vrijwilliger, commissie of bestuurslid toegang heeft tot welke informatie, en waarvoor die toegang nodig is.
Voor MIDI betekent dat bijvoorbeeld dat de penningmeester toegang heeft tot contributiegegevens, de ledenadministratie tot contactgegevens van leden, en de wedstrijdcommissie tot team‑ en toernooigegevens. Iemand die schema’s voor de bardiensten opstelt hoeft bijvoorbeeld geen toegang te hebben tot financiële informatie. Door dit netjes vast te leggen, werkt de vereniging veiliger, overzichtelijker en volgens de privacyregels.
Document informatie
Versie 1.0: voor het laatst bijgewerkt op 7 augustus 2026.
Copyright © 2026 MIDI, alle rechten voorbehouden.